Содержание:
- Особенности СМК на предприятии
- Ошибки системы менеджмента качества 9000 при разработке
- Внедрение СМК и возможные проблемы
- Подготовка персонала для минимизации ошибок при внедрении СМК
- Ошибки в документации
- Эффективный способ решения проблем и их профилактика
- Роль внутреннего аудита в успешном функционировании системы менеджмента качества ISO 9000
Система менеджмента качества 9000 (ISO 9000) не может быть одинаковой на всех предприятиях. В каждой организации свои особенности, а СМК подстраивают под них, поэтому и она всегда индивидуальна. Кроме того, система управления качеством постоянно улучшается, претерпевает изменения, и ошибки, несоответствия или дисфункция разных ее элементов — распространенное явление. Однако бороться с этим все равно нужно, чтобы соблюсти все требования стандартов ISO серии 9000.
Важно: В 2019 году построение и внедрение СМК должно происходить только по последней версии стандарта для системы ISO 9001:2015.
Ошибки системы менеджмента качества 9000 при разработке
На этапе разработки всегда возникает масса несостыковок. СМК зачастую требует измененного подхода к деятельности, пересмотра философии управления и организационных моментов. Отсюда вытекают следующие распространенные ошибки во время разработки системы менеджмента качества:
- внимание уделяется только документации;
- руководство не прилагает усилий к разработке;
- используются шаблоны документации;
- документация разрабатывается только силами сторонних специалистов;
- цели, политика не соответствуют интересам компании.
Одной из причин проблем может быть формальный подход к созданию СМК. Иногда цель разработки заключается только в получении сертификата. Но и в этом случае придется соблюдать все требования стандарта, чтобы внедрение системы менеджмента качества и последующие внешние аудиты прошли успешно.
Документация — один из необходимых и явных элементов СМК. Она помогает работать системе, показывает результаты ее функционирования, но не является единственным маркером и инструментом управления качеством. Для успеха на первом этапе необходимо провести комплексную работу с персоналом и обязательно руководством. Например, провести обучение, повысить сознательность, придумать и использовать мотивационные факторы. Совместные усилия помогут ускорить процесс разработки и положить начало положительным изменениям на предприятии в рамках СМК.
Внедрение СМК и возможные проблемы
Внедрение — один из сложнейших этапов. Новая философия, «лишние» с точки зрения сотрудников документы, специфические термины и в общем изменения обычно сложно воспринимаются персоналом. Поэтому могут возникнуть ошибки и проблемы такого рода:
- сотрудники не выполняют новые требования или делают это формально;
- инструкции разработаны «для галочки», в них много воды и неактуальной информации;
- описание процедур не совпадает с реальными процессами на предприятии;
- дублирование функций сотрудников и целых подразделений;
- нет четкой процедуры по выявлению рисков, устранению несоответствий;
- отсутствует обратная связь с потребителями и их требования непонятны.
Выявленные ошибки нужно исправлять, но сначала определяют их причины. Формальный подход к СМК провоцирует другие проблемы с ее элементами и функциями. Внедрение системы менеджмента качества — трудоемкий процесс, в котором обязательно задействуется большое количество ресурсов, и происходит отладка. Поможет пересмотр описаний процедур, дополнительные тренинги, привлечение сторонних специалистов для внешнего аудита.
Подготовка персонала для минимизации ошибок при внедрении СМК
Подготовка персонала представляет собой ключевой процесс, который позволяет избежать типичных ошибок на этапе внедрения системы менеджмента качества ISO 9000. Она включает систематическое обучение сотрудников принципам стандарта, адаптацию к новым процедурам и формирование культуры качества, что обеспечивает последовательное выполнение требований и снижает сопротивление изменениям. Без такой подготовки внедрение часто сталкивается с формальным соблюдением норм, что приводит к несоответствиям и неэффективности системы.
Разработка программы подготовки начинается с оценки текущих знаний и навыков сотрудников. Руководство определяет пробелы в понимании ISO 9001:2015, включая ключевые элементы, такие как управление рисками, контроль процессов и мониторинг удовлетворенности потребителей. Обучение проводят в формате семинаров, практических занятий и онлайн-модулей, охватывая все уровни - от операторов до менеджеров. Например, для производственного персонала акцент делают на процедурах контроля качества, где демонстрируют, как фиксировать несоответствия в реальном времени, чтобы избежать дублирования функций или игнорирования инструкций. Руководители проходят курсы по лидерству в СМК, изучая, как интегрировать цели качества в повседневное управление.
Важным аспектом становится мотивация. Внедряют систему поощрений за активное участие в процессах качества, такую как признание достижений или корреляция с бонусами. Это помогает преодолеть восприятие документов как "лишних" и способствует формированию команды, ориентированной на улучшения. Проводят ролевые игры, где сотрудники симулируют реальные сценарии, например, обработку жалоб потребителей, чтобы выявить и устранить расхождения между описанными процедурами и практикой. После обучения организуют тесты и сертификацию, чтобы подтвердить усвоение материала и назначить ответственных за ключевые процессы.
Мониторинг эффективности подготовки осуществляют через внутренние проверки и обратную связь. Если выявляют пробелы, проводят дополнительные сессии или корректируют программу. Такой подход не только минимизирует ошибки, как формальное выполнение требований или отсутствие обратной связи с потребителями, но и способствует долгосрочной эффективности СМК. В результате персонал становится активным участником системы, что ускоряет внедрение и повышает общую производительность предприятия. Регулярное обновление знаний в соответствии с изменениями стандарта обеспечивает устойчивость к новым вызовам и поддерживает соответствие ISO 9000.Ошибки в документации
В документации ошибки встречаются очень часто, причин тому множество. От формального подхода до простого невнимания разработчика инструкций. Поэтому необходимо разработать процедуру для ведения документооборота, которая будет соответствовать потребностям предприятия и процессам СМК.
Зачастую невозможно определить актуальность записи, инструкции. Для них можно придумать систему простых обозначений и установить лица, отвечающие за тот или иной документ. Важно отслеживать устаревшую информацию и вовремя изымать неактуальные экземпляры из пользования.
Неправильные цели — еще один фактор для пристального внимания на этапе внедрения. Все цели в рамках менеджмента качества должны трансформироваться в конкретные действия. Недостаточно просто указать «постоянное совершенствование», нужно продумать как это сделать и воплотить в жизнь на примере родного предприятия.
Эффективный способ решения проблем и их профилактика.
Внедрение и разработка систем менеджмента качества требуют больших вложений сил, времени и финансовых ресурсов. От того ошибки вызывают неудовольствие и тянут за собой еще массу проблем, разочарование в СМК и всей идеи в принципе. Оптимальный вариант решения вопроса — привлечь профессионалов в этой сфере и совместными усилиями построить грамотную систему. «Стандарт качества» поможет сделать разработку и внедрение СМК результативными в короткие сроки. Свяжитесь с нами по телефону +375 29 630 52 83 для профессиональной консультации или подачи заявки на внедрение, построение и сертификацию систем менеджмента качества по стандартам ISO 9000.
Роль внутреннего аудита в успешном функционировании системы менеджмента качества ISO 9000
Внутренний аудит является важным инструментом для поддержания и улучшения системы менеджмента качества (СМК) ISO 9000. Он помогает выявлять несоответствия, оценивать эффективность процессов и обеспечивать соответствие установленным стандартам. Внутренний аудит – это не просто проверка, а стратегический инструмент для постоянного улучшения.
Успешный внутренний аудит начинается с тщательного планирования. Необходимо определить цели аудита, области, подлежащие проверке, и критерии оценки. Важно также разработать график аудитов, чтобы охватить все ключевые процессы в компании. При проведении аудита аудитор должен быть объективным и беспристрастным. Он собирает данные с помощью различных методов, включая интервью, наблюдения и анализ документации. Важно привлекать к проведению аудитов сотрудников, обладающих соответствующей компетенцией и знаниями.
После завершения аудита необходимо провести анализ полученных данных и выявить области, требующие улучшения. Результаты аудита должны быть документированы и доведены до сведения руководства и ответственных лиц. Одним из ключевых этапов является разработка и внедрение корректирующих действий. Они должны быть направлены на устранение выявленных несоответствий и предупреждение их повторного возникновения. Важно также отслеживать выполнение корректирующих действий и оценивать их эффективность.
Качество внутреннего аудита во многом зависит от компетентности аудиторов. Поэтому важно регулярно обучать и развивать навыки сотрудников, занимающихся проведением аудитов. Это может включать как внутреннее обучение, так и участие во внешних тренингах и семинарах.
Результаты внутреннего аудита должны использоваться для постоянного улучшения системы менеджмента качества. Они могут служить основой для пересмотра и оптимизации процессов, разработки новых стандартов и инструкций, а также для принятия стратегических решений.
Внутренний аудит играет ключевую роль в успешном функционировании и развитии системы менеджмента качества ISO 9000. Он позволяет не только выявлять и устранять несоответствия, но и активно способствовать постоянному улучшению процессов и повышению качества продукции и услуг.
