Офисы будущего

В XXI веке руководители техногигантов и некоторых современных компаний пришли к тому, что офис должен выглядеть совсем по-другому. Больше никаких столов в один ряд, тесных индивидуальных кабинетов, однотипных рабочих мест. Для своих сотрудников Apple, Google и даже российский Яндекс стали строить крутые офисы будущего, где нашлось место панорамным окнам, спортивным уголкам, зеленым островкам, небольшим уютным конференц-залам.

Остальные компании переходили на новый формат не столь быстро, а местами даже неохотно. Но 2020 год все изменил! Пандемия COVID-19 заставила многих перевести работников на удаленку. И тогда все взглянули на офисную работу под другим углом.

Офис будущего

Нетрудно догадаться, что в ближайшее время корпоративные офисы по всему миру начнут стремительно меняться. Коронавирус не только нарушил привычный образ жизни людей, но и открыл глаза на некоторые вещи.

Например, выяснилось, что большую часть работы можно выполнять удаленно. Причем на качестве труда это сказывается не так плохо, как считалось ранее. «Вдруг» оказалось, что работодателю совсем не обязательно снимать огромный офис, чтобы в нем могли поместиться все сотрудники. Одновременно с этим люди, работающие удаленно, оценили существенную экономию времени – ведь теперь не нужно тратить часы на дорогу туда и обратно.

Уже в конце лета 2020 года все опросы показали: 75 % людей готовы и хотят продолжать работать удаленно даже когда угроза пандемии исчезнет. Если не всю рабочую неделю, то хотя бы ее часть.

Руководители также оценили перспективы и новые возможности:

• Можно существенно сэкономить, арендуя офисы поменьше.
• Удаленная работа позволяет набирать специалистов из регионов, запросы которых в плане зарплаты значительно ниже.
• Снижаются сопутствующие расходы: меньше мебели, техники, экономия на электричестве, вспомогательном персонале и т. д. и т. п.

Даже наиболее скептически настроенные руководители признали – сотрудники могут работать удаленно и показывать хорошие результаты.

Зачем нужны перемены

Сегодня ни у кого нет сомнений, что в том или ином виде, «удаленка» станет обыденностью, корпоративной нормой. Офисы не смогут существовать в старом формате, потому что просто не будут выполнять свою функцию в полном объеме.

Опросы показывают, что полностью уйти на удаленную работу готовы совсем немногие. В большинстве своем сотрудники хотят часть рабочих дней проводить дома, регулярно появляясь в офисе в течение недели для решения отдельных задач.

Организовать работу в таких условиях не самая простая задача, потому что возникает ряд проблем:

• Сколько нужно индивидуальных рабочих мест, конференц-залов.
• Каким сотрудникам нужны полноценные рабочие места, полностью оборудованные, а кому достаточно комфортных зон для общения и обмена идеями.
• Как взаимодействовать тем, кто находится прямо сейчас в офисе с теми, кто дома.
• Как планировать общение с теми специалистами, которые проживают в других часовых поясах (особенно когда разница исчисляется несколькими часами).
• Как распределять ответственность за решения, принятые в онлайн формате, без оформления бумаг, без подписей.
• Получится ли виртуально обмениваться опытом, делиться знаниями. Ведь не секрет, что старшее поколение весьма скептически отнеслось к онлайн форматам обучения.
• Как защищать данные и конфиденциальную информацию, когда большая ее часть свободно гуляет по просторам интернета, и неизвестно, насколько защищены домашние персональные компьютеры и ноутбуки работников.

И это далеко не полный список актуальных вопросов при реформировании. А от ответов будет зависеть степень физического переустройства, которое необходимо будет сделать компаниям. Поэтому прогрессивные руководители уже сейчас задумываются, как правильно строить офис будущего, в котором старые нормы сотрудничества органично смешаются с новыми реалиями.

Четыре основных действия для перехода

Сразу следует сказать, что универсальных решений здесь нет. Каждому руководителю придется самостоятельно анализировать происходящее и искать собственный путь для перестроения офисной работы. Однако есть моменты, на которые следует обратить внимание всем.

Нужно пересмотреть роль офиса

Первым делом придется переоценить назначение офиса в вашей компании, проанализировать, какие функции он действительно выполняет и кому реально нужен.

Для чего тот или иной работник приходит в офис? Может ли он эффективно выполнять работу, если офиса просто не будет?

Офис необходимо превратить в помещение, которое посещают с конкретной целью, а не просто так, потому что надо.

Вообще, все виды взаимодействия на работе легко поделить на 6 категорий:

1. Создание рабочих продуктов. Целый спектр задач никак не связан с офисом: анализировать данные, обзванивать потенциальных заказчиков, обрабатывать заказы, заполнять отчетность – все это можно делать вне офиса.
2. Совместная деятельность. Сюда относятся коллективные виды работы, например, «мозговой штурм» или разработка какой-то стратегии в маркетинге. Как правило, люди собираются вместе, обсуждают, показывают схемы и графики. Конечно, удобнее всего это делать в офисе, в специальном конференц-зале. Но при острой необходимости, можно создать видеоконференцию и также все обсудить в онлайне.
3. Общение между сотрудниками и клиентами. Если заказчики привыкли посещать офис, то сотрудникам тоже придется встречаться с ними здесь. Переходить на онлайн общение с клиентами придется долго, но это вполне возможно. Что касается общения между собой, то тут уже давно не требуются личные встречи.
4. Обучение персонала, повышение и развитие навыков. До пандемии считалось, что процесс обучения очень сильно завязан на личном контакте, на обратной связи. Даже обыватели, выбирая между оффлайн репетитором и онлайн курсами, отдавали предпочтение первым. Сегодня уже понятно, что повышение квалификации легко проводить удаленно. Возможно, какие-то отдельные моменты потребуют личного общения между старшим сотрудником и стажером, но большую часть вещей можно объяснить на расстоянии.
5. Принятие решений. Здесь все зависит от ситуации в конкретной организации. Если большую часть решений самостоятельно принимают руководители, то зачем личные встречи. Если же чаще используется коллегиальная система принятия решений, то периодически нужно будет собираться в офисе. С другой стороны, даже Кабинет министров России смог обсуждать проблемы страны удаленно.
6. Формирование корпоративной культуры. Не секрет, что организации, в которых сформировано сообщество единомышленников, показывают лучшие результаты. Общность целей и интересов дает хорошую мотивацию. Тут, надо полагать, весьма трудно обойтись без личного общения.

Если пробежаться глазами по пунктам выше, легко понять, что большую часть всего списка люди научились выполнять удаленно. Однако не везде эффективность оставалась на прежнем уровне.

Задача современного руководителя, разграничить те сферы деятельности, в которых «удаленка» не станет препятствием для нормального функционирования компании, а где дистанционная работа скажется на результате. Уже исходя из этого можно будет планировать размеры и компоновку офисного пространства.

Но в любом случае понятно: офис будущего – это скорее место для совместной работы, формирования корпоративной культуры, построения сообщества единомышленников, чем для привычных рутинных операций.

Необходимо оценить, кто перейдет на удаленную работу

За основу предлагаем взять гибкую модель удаленной работы. Это значит, что большинство сотрудников часть дней находится в офисе, а в остальное время на дистанции.

Как понять, кому и сколько дней нужно быть в офисных помещениях? Для этого следует рассмотреть классификацию работников:

• Создатели. Это те люди, которые собственно создают материальные ценности, интеллектуальную продукцию или оказывают услуги. Например, программист, который пишет новую функцию для сайта. Или дизайнер, который придумывает рекламный баннер. Как минимум 40-70 % своей работы они могут выполнять из дома. Треть времени они проведут в офисе, чтобы обсудить сложную проблему, пообщаться, обменяться опытом или использовать какое-то специфическое оборудование (плоттер/мощный сервер/3D-принтер), которого просто нет дома.
• Резиденты. Инженеры, кредитные специалисты, техподдержка, сотрудники колл-центра. Иногда, менеджеры по продажам, дизайнеры, системные администраторы и т. д. Люди, которые не могут выполнять работу без сложного оборудования, мощных компьютеров, специализированного программного обеспечения. Их сложно назвать слишком мобильными. Для них все-таки придется оборудовать индивидуальные места. Здесь на дистанционную работу можно перевести не больше 20 % людей.
• Сотрудники вне офиса. Здесь целые группы специалистов, среди которых экспедиторы, водители, консультанты на стороне клиента и прочие. Они и до этого практически не появлялись в офисе. Теперь их положение «удаленщиков» можно зафиксировать документально. Следует полагать, что они будут проводить не более 10 % времени в офисе, причем отдельные кабинеты им точно не нужны.
• Административный и вспомогательный персонал. Отдел маркетинга, PR-отдел, бухгалтерия, отдел кадров, редакторы сайтов… В общем, все те, кто непосредственно не принимает участия в создании продукции. Эти группы специалистов всегда держались обособленно. Поэтому их не сложно будет перевести на «удаленку». Конечно, их роль в разных компаниях может быть больше или меньше, но в целом, время работы в помещениях может сократиться на целых две трети.

Физическая реконструкция офиса

Итак, выше мы разобрались, что офис будущего должен стать местом для встреч, для общения, формирования корпоративной культуры. Здесь будут кабинеты, но многие перестанут быть личными, а другие станут заметно меньше. Зато должно появиться больше рабочих мест, которыми могут пользоваться разные сотрудники в разное время.

И, конечно, обязательно нужно создать достаточное количество комнат, где сотрудники смогут уединяться небольшими группами, чтобы вместе поработать над одним проектом.

Как они должны выглядеть? Примерно так:

• помещение для 2-6 человек;
• соответствующее количество компьютеров;
• «белая стена» для проведения мозгового штурма;
• сканеры, принтеры, проектор и другая периферия;
• высокоскоростной доступ в интернет;
• возможность организации видеосвязи, если к обсуждению присоединится «удаленщик».

Еще одна интересная идея: отказаться от одного большого офиса и организовать несколько маленьких. Два или три помещения для работы ближе к центру города, еще штук пять в пригородах и микрорайонах. Этакие небольшие коворкинги, где мобильные сотрудники смогут собираться и совместно решать рабочие задачи.

Новые методы работы

Придется разработать новые правила и требования к сотрудникам, которые часть времени проводят вне офиса. Процессы, которые безотказно работали в условиях офисной работы, при дистанционном взаимодействии могут сломаться.

Здесь следует уделить внимание моментам, перечисленным ниже.

Правила удаленной работы

Правила удаленной работы, а также требования Трудового кодекса к организации гибридного рабочего пространства подчеркивают важность надлежащей нормативно-технической документации (НТД). Она помогает формализовать процедуры, включая правила безопасности и управления данными, особенно актуальные в условиях удаленной работы.

Следует проработать организационные моменты: график работы, частоту выхода на связь, ведение отчетности. Заранее нужно определиться, как будут измеряться показатели эффективности.

В ТК РФ уже введено понятие «удаленная работа». Организуя офис будущего по новым правилам, обязательно нужно учитывать требования законодательства.

Планирование посещения офиса и совещаний

В новых условиях отдельные специалисты и группы сотрудников не должны хаотично выбирать дни для работы в офисе. Во всем должен быть порядок. Планирование времени, с оглядкой на общие интересы, станет очень важным. Возможно, потребуются дополнительные инвестиции в системы бронирования помещений.

Рабочие процедуры

Именно руководителю придется обозначить, как должны проходить совещания, совместные встречи, мозговые штурмы. Нужно будет обрисовать, хотя бы в общих чертах, какой должен быть результат совместной деятельности. Как следует распределять задачи и сообщать об их выполнении.

Инструменты и возможность для удаленной работы

В условиях пандемии люди стали работать дистанционно вынужденно, использовали ту технику, которая была под рукой. Когда «удаленная работа» станет обыденностью, придется думать о техническом оснащении специалистов. Одним достаточно простого ноутбука, другим придется покупать мощные компьютеры.

Кстати, в Трудовом Кодексе прописано, что организация рабочего пространства, как и в случае с офисом, ложиться на плечи работодателя.

Контроль, защита данных

Для многих компаний это станет существенной проблемой. Обеспечить безопасность важной внутренней информации теперь гораздо сложнее. Обязательно нужно проводить инструктаж, подписывать соглашения о неразглашении.

Психологический аспект гибридной работы

Психологический аспект гибридной работы не менее важен для эффективности компании. Придерживаясь систем менеджмента качества, таких как ISO 9001, руководители могут установить правила и процедуры, поддерживающие командный дух и мотивацию сотрудников, что особенно важно при гибридной работе. Это позволит поддерживать стандарты качества во всех рабочих процессах.

Не стоит забывать, что переход на гибридную модель работы не только изменяет физическое пространство офиса, но и вносит коррективы в психологическое восприятие работы сотрудниками. Люди, работающие на удалёнке, могут сталкиваться с чувством изоляции или потерей связи с командой, особенно если взаимодействие с коллегами сводится к редким видеозвонкам. Чтобы сохранить командный дух и мотивацию, важно регулярно организовывать командные встречи, как оффлайн, так и онлайн. Вовлечённость сотрудников напрямую влияет на их производительность, поэтому гибридный офис должен обеспечивать не только физические условия для работы, но и поддерживать культуру общения и взаимоподдержки.

Как может выглядеть офис будущего