Проблемы сертификации системы менеджмента качества ISO 9001 организаций малого бизнеса
Малый бизнес в Беларуси - это перспективно развивающийся сектор экономики, который наращивает свое значение каждый год. Из этого следует, что актуальность вопроса сертификации для малых и средних организаций будет нависать всегда.
А какие субъекты хозяйственной деятельности в принципе принято считать малым бизнесом?
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 1 июля 2010 г. № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства», к субъектам малого предпринимательства относятся:
- индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в Республике Беларусь;
- микроорганизации – зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно;
- малые организации – зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год от 16 до 100 человек включительно.
Почему малые фирмы отказываются от внедрения и сертификации СМК на соответствие требованиям СТБ ISO 9001?
Есть очевидные проблемы. О них и поговорим.
Первая проблема - вероятность больших финансовых затрат. Конечно же, считать, будто разработка и внедрение системы менеджмента качества не увеличит статью расходов глупо. Да, расходов станет больше! Но эффект окажется настолько глобальным, что в скором времени оправдает все вложения.
Если рассматривать вопрос, касающийся стоимости разработки, внедрения и сертификации системы менеджмента, то для малых и средних организаций данные процессы будут гораздо дешевле, чем для крупных. Так как стоимость напрямую зависит от количества персонала. И за счёт этого показателя малые фирмы значительно выигрывают.
Существует интересный момент. В Беларуси для микроорганизаций численностью до пяти человек допускается проведение процедуры сертификации в один этап, что значительно снижает ее стоимость.
У этого момента есть свои плюсы и минусы:
Плюс - есть возможность сэкономить деньги, время, а зачастую и нервы.
Минус - если ваша система менеджмента качества разработана без должного понимания, при выявление существенных несоответствий во время сертификационного аудита, законодательством не предусмотрено время на их устранение. В этом случае есть риск не получить сертификат соответствия.
Поэтому крайне важно подойти к вопросу разработки системы менеджмента с должной серьезностью.
Процедура получения сертификата соответствия СТБ ISO 9001 всегда сопровождается определенными затратами. Но прекрасно компенсируется рядом преимуществ. А именно:
- Документация по системе менеджмента качества позволяет оптимизировать процессы управления организацией.
- Использование сертификата соответствия для развития и расширения бизнеса. Особенно если учесть тот факт, что во многих областях наличие такого сертификата – необходимая предпосылка для работы и сотрудничества.
- Приобретение доверия партнеров и клиентов, и, как следствие, уменьшение количества аудитов с их стороны;
- Возможность оставаться конкурентоспособными, обретая новые возможности. Все эти преимущества в итоге приводят к желаемому результату увеличению прибыли организации.
Второй проблемой на пути к принятию решения о внедрении системы менеджмента качества является ограниченность человеческих ресурсов.
Логично предположить, что, в небольшой компании, сотрудники совмещают много функций, выполняя разные роли. В рамках системы менеджмента качества это приводит к дополнительным спорам относительно распределения ответственности. Поэтому небольшие фирмы сопротивляются всему, что имеет хотя бы намек на усложнение их работы. Когда же дело доходит до матрицы распределения ответственности, очень часто можно услышать следующее: «Девушка, у нас в организации 3 человека, какое распределение ответственности, какой входной контроль? Это смешно!». Такого рода заблуждения встречаются достаточно часто.
Разработать систему менеджмента качества без распределения ответственности невозможно, так как это является ее неотъемлемой частью (требование п. 5.3 СТБ ISO 9001-2015).
Согласно п. 7.1.2 СТБ ISO 9001-2015, организация должна обеспечить наличие персонала, необходимого для результативного внедрения системы менеджмента качества.
Когда исключаешь из этого некоторые системные обязанности, то остаются только те, которые уже выполняют специалиты организации. Далее следует правильно распределить их в рамках системы и описать в виде процессов. Такой подход позволит руководителю четко понимать, что происходит в организации, кто и за что несет ответственность.
Если рассматривать распределение специфических обязанностей в системе менеджмента (разработка и актуализация документов системы, анализ ее функционирования, внутренние аудиты), то руководителю удастся решить их следующими способами:
- необходимо поручить эту работу наименее загруженному сотруднику.
- обратиться в консалтинговую организацию.
Принятие решения
Для разработки и внедрения системы менеджмента необходим квалифицированный персонал, прошедший обучение и имеющий опыт работы в подобной области. Хороший специалист должен понимать, как разработать систему с учетом особенных требований для организаций малого бизнеса.
Если не учесть эту специфику, то система менеджмента качества будет только обязывать сотрудников выполнять дополнительную и ненужную работу.
Такого специалиста найти и принять в штат достаточно накладно, особенно для малых и средних организаций. Обучать уже имеющихся специалистов дорого и зачастую неэффективно.
При невозможности разработки и внедрения системы менеджмента качества самостоятельно, руководитель может принять решение об обращении в консалтинговую компанию. Здесь для малых организаций решающую роль играет их финансовое положение. И часто выбор падает на ту компанию, при работе с которой удастся сэкономить.
Но, как уже говорилось выше, следует понимать, что низкая стоимость услуг консалтинговой компании не гарантирует качество выполненной ими работы. Вследствие чего может возникнуть необходимость полной переработки документации системы менеджмента, что повлечет за собой дополнительные траты.
Важно убедиться в качестве услуг, оказываемых консалтинговой компанией, и в компетентности экспертов. Многие проблемы нельзя решить быстро, но можно найти достойного партнера и помощника в этой области, который сможет реально помочь развитию вашего бизнеса.
