Чего ожидать от процессного управления бизнесом?

В последнее время бизнес-процессы обрели особую популярность и стали своеобразным новомодным течением решения проблем компании с позиции получения нового шанса, но только единицы руководителей понимают, что именно эти процессы могут стать основным, инновационным способом организации деятельности управленческого характера.

Бизнес-процесс – это определенная последовательность действий, которая направлена на выполнение поставленных задач сотрудниками с целью создания ценности для клиентов компании.

Процессный подход к управлению – это подход, который направлен на организацию системы управления на основании бизнес-процессов, которые задействуют все аспекты работы предприятия в целом. Такой подход основан на создании отдельных поручителей и команд, что и отличает его от традиционного подхода к управленческой деятельности.

Зачем нужно переходить на управление бизнес-процессами?

Нужно понимать, что многие руководители обращают внимание на этот вариант управленческой деятельности так как хотят реализовать все возможности компании, а также реализовать нестандартные подходы, которые способны сделать предприятие более привлекательным для инвесторов и клиентов.

Практика внедрения показывает, что собственники компании в подходе процессного формата видят в первую очередь возможность разрешить типовые задачи, а также всевозможные проблемы, которые формировались на предприятии в течение многих лет. Как правило, применение бизнес-процессов для руководителей представляется процессами, которые способны разрешить ряд проблем:

1. Повышение эффективности. Это самая распространенная задача, которая стоит перед предпринимателями с позиции возможности получения более существенной прибыли с текущими затратами на данный момент времени.
2. Улучшение уровня производительности труда. Сотрудники многих компаний не всегда работают в полную силу. Используют они как правило не более 25% от своих реальных возможностей. Но, использование процесса «кнута» в такой ситуации не является рациональным, поэтому важно грамотно осуществлять процесс управления с позиции мотивированности и организации рабочего процесса. Иногда сотрудник хотел бы принести пользу компании, но не налаженные рабочие процессы сводят все усилия на нет.
3. Уменьшение уровня издержек. Очень редко помогает реальное сокращение вложений в производственные процессы. Часто обычное сокращение расходов сочетается с негативными последствиями. Если работать в данном направлении по процессам, то сокращается расход времени на перемещения к определенным этапам производства, пробуксовки, на переделки. Это автоматически способствует сокращению уровня издержек без побочных негативных эффектов.
4. Улучшение управляемости. Важно, чтобы руководитель мог реально оценивать ситуацию и осуществлять прогнозирование перспективы и реализации поставленных задач, а сотрудники четко понимали, какие задачи им придется решать.
5. Прозрачность потоков. Речь идет именно об информационных или же материальных потоках, а также о взаимодействии коллектива. Если руководитель не видит конкретные потоки своей деятельности, то он, по сути, он не имеет возможности принимать грамотные и правильные решения. В такой позиции вероятность совершения управленческих ошибок существенно возрастает.
6. Делегирование. Тут присутствует взаимосвязь – квалификация управленцев напрямую влияет на качество делегирования. Важно, чтобы управленцы могли передавать полномочия, а также определенную ответственность в случае, если не смогли найти решение конкретной задачи. В нашей стране уровень подготовки руководителей находится на весьма невысоким уровне. Именно данное положение приводит к тому, что реального делегирования на предприятиях просто не существует. Процессы управления в такой ситуации способны стать основой грамотного распределения полномочий, а также ресурсов, с учетом формирования необходимой ответственности исполнителей и руководителей;
7. Кадровая проблематика. Пока руководитель затачивает в своем сознании мысль о том, что ему нужны только самые лучшие специалисты, кадровая проблематика будет существовать. Все дело в том, что только изменение концепции управления может стать неоспоримой основой подготовки и привлечения готовых специалистов. Правильный подбор и организация обучения – вот основные критерии устранения кадровой проблемы.

Впрочем, многие руководители считают, что использование бизнес-процессов моментально решает все проблемы. Поэтому сейчас я хочу описать, чего не следует сразу же ожидать при начале работы процессов:

Моментального повышения интереса клиентов к конкретной продукции или же роста объемов продаж.

• Сотрудники моментально определят задачи компании и начнут следовать только этим целям, невзирая на личные интересы.
• Руководители моментально сделают прорыв и начнут управлять предприятием совершенно иначе.
• Все собственники бизнеса начнут максимально правильно взаимодействовать и приходить к полноценному согласию по всем вопросам.
• Клиентский сервис станет на порядок выше, качество продукции серьезно повысится.
• Все клиенты будут в восторге, в бизнесе будет царить порядок.

Многие предприниматели уверены, что внедрение бизнес-процессов поможет достичь всего вышеперечисленного уже за несколько месяцев. Но чаще всего собственники начинают задумываться о внедрении инновационных процессов именно тогда, когда бизнес попадает в крайне непростую ситуацию, в которую его «вгоняли» не один год. Важно понимать, что такое состояние можно считать хроническим, и чтобы устранить такие негативные моменты потребуется методическое и длительное воздействие. А значит, ожидать моментальных результатов – глупо.

Изменение образа жизни и внедрение процессных подходов является основным элементом устранения возникших трудностей. То есть, бизнес и команда должны начать работать совершенно по-другому. Осуществляя проработку и внедрение новых процессов можно снизить все издержки, увеличить уровень продаж, создать идеальный климат в коллективе и обеспечить компанию правильным управлением. Но все перечисленные процессы не будут молниеносными, и не будут происходить с первого раза. Для некоторых процессов может потребоваться более пяти итераций.

Что же придется изменить при переходе на бизнес процессы?

1. Отношение к процедуре управления. Руководители должны по сути осуществить процесс управления конкретными действиями своим подчиненным. Объект управления меняется, нужно контролировать не подчиненных, а весь процесс.
2. Ответственность. Все подчиненные должны возлагать на себя определенную ответственность в добровольном порядке, руководители должны брать на себя ответственность за подчиненных, с учетом их правильного отбора, обучения и последующей подготовки к работе.
3. Отношение с коллективом. Руководство должно доверять определенные результаты конкретным подчиненным, а сотрудники должны осуществлять своеобразные действия в правильно спроектированной цепочке производственного формата. При этом создается доверие к тому, что коллеги поставленные задачи смогут выполнять правильно.
4. Отношение к процессу контроля. Тут самое главное, чтобы процедуры контроля наконец перестали быть основной целью работы руководителя. Нужно, чтобы контроль был органически монтирован в процесс и не требовал постоянного присутствия руководящего звена.
5. Отношение к существующим правилам. Нигилизм в коллективе должен быть искоренен полностью. Должны быть установлены конкретные правила, которые должны быть понятными и простыми, задокументированными. И сотрудники четко должны понимать, что они должны делать в данной компании без исключений из правил.
6. Отношение к делу и личностным интересам. В команде личное должно оставаться дома, а в работе должны на первое место выдвигаться цели предприятия, клиента, потребителя.
7. Отношение к документообороту. Нужно осознать, что бюрократия является очень важным элементом управленческого процессного действия. Соответственно, нужно чтобы все выполняемые движения оставляли конкретный след, который в дальнейшем можно будет просмотреть и проанализировать. Важно, чтобы велась запись всех результативных процессов, иначе это не даст нужных результатов. Визуализация всего происходящего на предприятии – основа формирования новых результатов.

Самый важный аспект – управленческие решения отображаются в виде бизнес-процессов. То есть, другими словами процессы не являются просто алгоритмами определенных действий, это лишь описание конкретных способов, посредством которых можно разрешить сложные ситуации, проблемы и задачи бизнеса.

Информация по бизнес-процессам направлена на решение поставленных задач и целей, формирование необходимых результатов. И тут нужно осознать, что такие процессы без управления и в отрыве от всей системы бизнеса существовать не могут.

Как процессное управление помогает улучшить взаимодействие в команде?

Одним из главных преимуществ процессного управления является улучшение взаимодействия между сотрудниками. В традиционных моделях руководства зачастую возникают сложности с коммуникацией между отделами или командами. Процессный подход, напротив, направлен на создание прозрачных и четких потоков информации, что способствует лучшему пониманию задач и целей компании. Когда каждый сотрудник знает свое место в цепочке процессов, уменьшается вероятность недопонимания, а выполнение задач становится более слаженным и эффективным.

Кроме того, делегирование задач становится проще: процессное управление четко распределяет зоны ответственности, что помогает избежать перегрузки одних сотрудников и простоя у других.