Внедрить системы менеджмента качества в организации
Внедрение автоматизированных систем качества
Более 60 штатных специалистов
Самые быстрые сроки
Содержание:
- План проведения самооценки.
- Этапы и построение радарной диаграммы
- Частые ошибки при проведении самооценки организации и способы их предотвращения
- Цели и итоги самооценки организации
- Рекомендации для поддержания и повышения качества системы менеджмента после самооценки
При внедрении системы менеджмента качества в организации изначально нужно понимать, на каком этапе развития (зрелости) компания находится в данный момент. Ведь без объективных данных о деятельности организации невозможно определить этапы внедрения системы. Для решения этой задачи применяется инструмент системы менеджмента качества — самооценка организации (СТБ ISO 9001, СТБ ISO 10014-2011).
План проведения самооценки
Проведение самооценки делится на этапы:
- Формирование экспертной группы для проведения самооценки в организации.
- Сбор объективных данных о деятельности организации, которые включают в себя следующие разделы: «Ориентация на потребителя», «Лидерство», «Привлеченность персонала», «Процессный подход», «Улучшение», «Принятие решений, основанных на свидетельствах», «Менеджмент взаимоотношений».
- Подготовка радарной диаграммы.
- Заключительный этап в виде подготовки мероприятий по улучшению деятельности организации исходя из радарной диаграммы.
Этапы и построение радарной диаграммы
Рассмотрим каждый этап проведения самооценки деятельности организации.
Формирование экспертной группы для проведения самооценки организации
Многие организации не уделяют должного внимания данному этапу, что является ошибочным. Ведь на данном этапе очень важно, чтобы руководителем организации были привлечены в экспертную группу сотрудники из штата либо привлеченные на стороне эксперты для объективного отражения деятельности организации по всем направлениям и структурным подразделениям.
Важно учесть, чтобы в экспертной группе кроме сотрудников руководящего состава находились представители отделов рангом ниже для объективного отражения ситуации в отделах организации.
Сбор объективных данных о деятельности организации
Важнейший этап проведения самооценки организации, ведь по полученным данным этого этапа и будет формироваться радарная диаграмма для отображения действующей ситуации в организации. Коды ТН ВЭД РБ могут использоваться в анализе взаимосвязей с внешними рынками.
На данном этапе важно получить информацию о проведении в организации:
- мониторинга внутренних и внешних сторон организации, их потребностей и ожиданий;
- оценки удовлетворенности потребителей, реагировании на возникшие претензии и рекламации от потребителей.
Отразить информацию касательно направления деятельности организации, ее планы на развитие и цели. Проанализировать информацию касательно сотрудников организации, их цели, мотивация в работе, интересы в рамках деятельности организации.
В разделе процессного подхода важно оценить понимание организации, что это и как это работает. Рассматривает ли руководство организации управление компании как процесс, отслеживая входы и выходы, точки мониторинга и контроля показателей качества. Процессный подход важен и при внедрении СМК.
В разделе «Улучшение» нужно отразить информацию касательно планирования и реализации бизнес-плана, целей на год, мероприятий по улучшению в организации.
Сбор данных по каждому разделу можно проводить анкетированием по заранее составленным анкетам, которые отражают позиции по каждому разделу. Пример вопросов, анкет можно взять из СТБ ISO 10014-2011 Таблица А2. Оценки экспертной группы по каждому вопросу из раздела ставятся согласно уровню зрелости организации (Таблица 1 Шкала уровней зрелости организации).
| Уровень зрелости | Описание |
| 0 | Мероприятия не реализуются, 0% |
| 1 | Мероприятия выполняются крайне редко, на 20% |
| 2 | Мероприятия реализуются частично, на 40% |
| 3 | В большей степени мероприятия выполняются, на 60% |
| 4 | Необходимые мероприятия выполняются, на 80% |
| 5 | Все мероприятия реализуются полностью, на 100% |
Таблица 1 Шкала уровней зрелости организации.
Подготовка радарной диаграммы
Исходя из полученных оценок по каждому разделу протокола самооценки, составляется радарная диаграмма. Каждой осью радарной диаграммы является раздел проведения самооценки деятельности организации («Ориентация на потребителя», «Лидерство», «Привлеченность персонала», «Процессный подход», «Улучшение», «Принятие решений, основанных на свидетельствах», «Менеджмент взаимоотношений»).
Рисунок 1 Пример радарной диаграммы.
Заключительный этап в виде подготовки мероприятий по улучшению деятельности организации исходя из радарной диаграммы
После составления радарной диаграммы визуально видно, по какому направлению следует руководству организации разработать план мероприятий по улучшению данного направления деятельности организации.
План мероприятий должен включать разделы:
- предложения по улучшению;
- ответственный за выполнение;
- срок выполнения;
- отметка о выполнении.
Частые ошибки при проведении самооценки организации и способы их предотвращения
Организации часто допускают ошибки при проведении самооценки, которые искажают результаты и снижают эффективность внедрения системы менеджмента качества. Эти промахи включают недостаточное формирование экспертной группы, субъективный сбор данных и игнорирование шкалы уровней зрелости, что приводит к неполным диаграммам и нереалистичным планам улучшений. Предотвращение таких ошибок требует строгого соблюдения стандартов СТБ ISO 9001 и СТБ ISO 10014-2011, с акцентом на объективность и вовлеченность всех уровней.
Одна из распространенных ошибок возникает на этапе формирования экспертной группы: компании ограничиваются только руководителями, исключая сотрудников среднего и нижнего звена. Это приводит к предвзятой оценке, где реальные проблемы отделов маскируются. Чтобы избежать этого, руководитель организации отбирает группу из 5–10 человек, включая представителей ключевых подразделений и, при необходимости, внешних экспертов. Такой подход обеспечивает охват всех направлений - от ориентации на потребителя до менеджмента взаимоотношений - и повышает достоверность данных. Например, в производственной компании включение операторов в группу выявило скрытые узкие места в процессном подходе, которых не заметили бы только менеджеры.
Другая ошибка касается сбора объективных данных: организации проводят анкетирование без подготовки или используют неадаптированные вопросы, что дает фрагментарную информацию о мониторинге внутренних и внешних факторов. В результате радарная диаграмма отражает лишь поверхностную картину, а разделы вроде "Улучшение" или "Принятие решений на основе свидетельств" остаются недооцененными. Для предотвращения этого эксперты предварительно адаптируют анкеты из Таблицы А2 СТБ ISO 10014-2011, включая конкретные вопросы о оценке удовлетворенности потребителей и обработке претензий. Оценки ставят по шкале уровней зрелости строго по критериям: от 0% для полного отсутствия мероприятий до 100% для полной реализации. Это позволяет количественно измерить прогресс, например, фиксируя, выполняется ли мониторинг ожиданий заинтересованных сторон не реже раза в квартал.
На этапе подготовки радарной диаграммы ошибка проявляется в игнорировании визуального анализа: диаграмму строят без корреляции осей, что затрудняет выявление слабых направлений. Диаграмма должна четко отображать семь разделов, с акцентом на несоответствия, такие как низкий балл по "Привлеченности персонала" при высоком по "Лидерству". Чтобы устранить это, группа проводит коллективное обсуждение оценок перед визуализацией, корректируя их на основе фактических данных - отчетов о бизнес-планах или анализе входов-выходов процессов. Такой шаг предотвращает разработку нецелевых мероприятий и усиливает связь самооценки с общими целями СМК.
Заключительный этап страдает от формального подхода к плану улучшений: компании составляют списки предложений без указания сроков и ответственности, что приводит к невыполнению. План должен структурироваться с четкими колонками - предложения, ответственный, срок, отметка о выполнении - и интегрироваться в систему менеджмента. Например, если диаграмма показывает дефицит в "Процессном подходе", план включает обучение по отслеживанию показателей качества в течение трех месяцев, с назначением куратора. Регулярный контроль, включая ежеквартальные проверки, минимизирует риски и обеспечивает переход к устойчивому улучшению.
Избегание этих ошибок повышает точность самооценки как инструмента внедрения СМК. Организации, фокусирующиеся на объективности, достигают более высоких уровней зрелости быстрее: по шкале, переход от уровня 2 (40%) к 4 (80%) занимает 6–12 месяцев при правильном подходе. Это не только оптимизирует деятельность, но и готовит компанию к сертификации, снижая риски несоответствий стандартам. В итоге, тщательная проработка этапов превращает самооценку в мощный рычаг для долгосрочного роста качества.
Цели и итоги самооценки организации
Данный инструмент внедрения системы менеджмента качества позволит руководству организации, сотрудникам организации получить объективные данные о деятельности организации, сформировать представление, по каким направлениям следует разработать план мероприятий по улучшению деятельности компании.
Проведение самооценки организации является начальным шагом внедрения системы менеджмента качества, ведь система менеджмента качества направлена исключительно на улучшение, оптимизацию деятельности компании, а это невозможно сделать без получения объективных исходных данных, а получить объективные исходные данные позволяет инструмент внедрения СМК, такой как самооценка.
Рекомендации для поддержания и повышения качества системы менеджмента после самооценки
Система менеджмента качества (СМК) требует не только внедрения и первичной адаптации, но и постоянного контроля и улучшения. После завершения этапа самооценки важно обеспечить, чтобы выявленные возможности для улучшения не только были воплощены в жизнь, но и оказали долгосрочное положительное влияние на организацию.
Первым шагом после проведения самооценки должно стать создание и реализация плана улучшений. Для этого необходимо учредить ответственную группу или назначить координатора улучшений. Это обеспечит систематический подход и ответственность за реализацию плана.
Вторым шагом является регулярное проведение аудитов и повторных самооценок. Эти мероприятия помогают не только отслеживать прогресс, но и выявлять новые области для улучшения. Использование FSSC 22000 стандарта позволяет укрепить систему безопасности пищевой продукции, что может быть особенно полезно в соответствующих отраслях.
Также крайне важно уделить внимание обучению персонала. Подготовка и повышение квалификации сотрудников по новым методикам, стандартам и технологиям необходимы для поддержания актуальности и эффективности СМК. Включение обучения в план развития качества укрепит позиции организации в долгосрочной перспективе.
В завершение, важно внедрять культуру непрерывного улучшения, где каждый сотрудник понимает свою роль и вклад в общий успех. Мотивация и вовлечение персонала играют ключевую роль в успешном функционировании и развитии СМК.
Эти шаги помогут не только улучшить качество работы организации после самооценки, но и поддерживать высокие стандарты на протяжении всего времени существования компании.
