Содержание:
- Какой должна быть документация в СМК?
- Несоблюдение в системах менеджмента качества требований к документации
- Проблемы, возникающие при несоответствии документации
Документ (электронный или обычный, аудиозапись) в СМК — важное свидетельство и инструмент. Он может относиться к руководству процессом или фиксировать его выполнение. Дополнительно в системах менеджмента качества требования предъявлены к политике и целям на предприятии. На первый взгляд, в этом очень сложно разобраться и применить в реальной жизни, но после соответствующего обучения и общения с профессионалами на основные вопросы легко найти актуальные ответы.
Какой должна быть документация в СМК?
Если обратиться к международным стандартам систем менеджмента качества популярной серии ISO 9000, то можно сделать вывод о довольно четких правилах по созданию и ведению документации. Она также должна быть систематизирована и постоянно пересматриваться, как и принципы ее оформления и распространения. В общем, в системе менеджмента качества требования к документации выглядят так:
- обозначены требования к персоналу;
- описаны все необходимые процессы без лишней информации;
- должен быть обеспечен доступ определенных сотрудников;
- информация должна соответствовать действительности.
Оформление документации в СМК невозможно без идентифицирующих признаков. Необходимо разработать правила для обозначения разных видов инструкций, руководств, записей и применять их всегда на практике, обучив и мотивировав персонал. Это поможет легко найти нужный документ или вовремя внести в него изменения, утилизировать. Все описания процессов должны облегчать функционирование системы. При изменении какого-либо документа нужно обязательно информировать заинтересованных работников.
Несоблюдение в системах менеджмента качества требований к документации
Распространенная ошибка: прописывание ненужной информации. Она приводит к лишней бюрократии и действиям, что делает СМК тяжелой и неповоротливой, затрачиваются драгоценные ресурсы. Другая и не менее распространенная ошибка заключается в несвоевременной замене устаревших документов. Инструкция с неактуальным руководством создает путаницу и нарушает процессы. Группа компаний «Стандарт качества» предлагает помощь специалистов вне зависимости от того, нужен ли вам сертификат или просто работающая СМК. Мы занимаемся разработкой и внедрением системы менеджмента качества на предприятиях различных сфер деятельности и всегда тщательно продумываем действия.
Проблемы, возникающие при несоответствии документации
Одной из распространенных проблем при разработке и ведении документации в СМК является избыточность. В попытке учесть все возможные сценарии, документация может становиться перегруженной лишними деталями, что затрудняет ее использование и приводит к излишней бюрократии. Это затрудняет процессы и отвлекает сотрудников от выполнения своих непосредственных обязанностей.
Другой частой ошибкой является несвоевременная замена устаревших документов. Когда в документах содержится неактуальная информация, это создает путаницу, нарушает работу системы и может привести к несоответствию с текущими стандартами и нормативами. Важно регулярно пересматривать документы, чтобы обеспечить их соответствие современным требованиям и изменяющимся условиям бизнеса.
