Основной пакет: что подают вместе с заявлением
Документы для получения СГР делятся на три группы: одни описывают продукцию, другие подтверждают её качество, третьи показывают результаты испытаний. Всё подают в центр гигиены одним комплектом вместе с заявлением по установленному образцу, поэтому недостающая бумага обычно останавливает рассмотрение целиком.
| Документ | Что в нём смотрят | Кто готовит |
|---|---|---|
| Заявление | Наименование продукции, изготовитель, назначение | Заявитель, по образцу центра |
| Документы производства: ТУ, стандарт, спецификация, рецептура, сведения о составе | Состав и показатели, по которым будут испытывать | Изготовитель |
| Копия сертификата качества, паспорта безопасности или удостоверения о качестве, либо письмо изготовителя | Качество продукции по заявлению изготовителя | Изготовитель, копии заверяет он же |
| Документ по применению: инструкция, руководство | Назначение, способ использования, ограничения | Изготовитель |
| Копии этикеток или макеты упаковки | Состав и заявления на упаковке | Заявитель или изготовитель |
| Акт отбора образцов | Какая продукция, из какой партии и кем отобрана | Лаборатория, которая отбирает образцы |
| Протоколы испытаний | Соответствие единым санитарным требованиям | Аккредитованная лаборатория |
Центры гигиены называют этот набор рекомендуемым перечнем и ведут два его варианта: для продукции, изготовленной в странах Союза, и для привезённой из-за его пределов. Для разных групп товаров состав пакета отличается, поэтому перед сбором сверьте его с актуальным списком центра, а не с чужим чек-листом.
Кто подаёт заявление и чьи документы нужны
Заявление подаёт изготовитель, а для ввозимой продукции это может сделать и поставщик либо импортёр. Белорусской компании-импортёру не нужно ждать, пока иностранный завод сам обратится в центр гигиены: заявителем можете выступить вы.
Сведения о составе, производстве и качестве всё равно даёт изготовитель, и заверяет их тоже он. Заявитель отвечает за полноту и достоверность пакета, поэтому о передаче документов с поставщиком лучше договориться письменно, ещё на этапе контракта. Подготовку можно доверить исполнителю в рамках сопровождения государственной регистрации продукции, но бумаги завода всё равно придётся запрашивать у самого завода.
Что запрашивает лаборатория до начала испытаний
Лаборатория обычно просит заявку на испытания, документ, по которому выпущен товар, сведения о составе и сами образцы. Протокол она выдаёт в конце, а программу строит в начале, и строит её по вашим документам.
По рецептуре и техническим условиям видно, какие показатели проверять: например, микробиологические, содержание токсичных элементов или заявленных на этикетке веществ. Расплывчатое описание состава оборачивается либо лишними испытаниями, либо пробелами в протоколе, которые потом заметит специалист центра.
Образцы должны быть теми, что пойдут на прилавок: та же рецептура, фасовка и упаковка. Если после испытаний состав поменяли, протокол перестаёт описывать реальный товар, и часть работы придётся повторять. Протоколы принимают от аккредитованных лабораторий, поэтому аккредитацию проверьте до заключения договора.
Дополнительные бумаги для импортной продукции
Для товара, изготовленного за пределами Союза, к основному набору добавляют документ органов здравоохранения страны-изготовителя и подтверждение ввоза образцов. Первый документ запрашивают у завода, второй появляется уже у вас.
Подтверждением ввоза служат авианакладная, таможенная декларация или оба документа вместе. Образцы для испытаний тоже пересекают границу, а значит, и им нужны ввозные бумаги.
Продукцию, которую впервые ввозят на территорию Союза, принято регистрировать до ввоза коммерческой партии, а не после. Поэтому перечень документов для поставщика включайте в договор: когда груз уже в пути, догонять недостающие бумаги заметно сложнее.
Почему бумаги должны совпадать между собой
Специалист центра сопоставляет документы друг с другом, и расхождение в названии, составе или адресе площадки может стоить пересмотра всего пакета. Каждый документ по отдельности может быть безупречным, а вместе они складываются в два разных товара.
Перед подачей проверьте пять совпадений:
- наименование продукции одинаково в заявлении, ТУ, на этикетке и в протоколе;
- состав в рецептуре, на макете этикетки и в протоколе один и тот же;
- изготовитель и адрес производственной площадки совпадают в ТУ, сертификате качества и на упаковке;
- назначение и способ применения в инструкции не противоречат этикетке;
- акт отбора образцов и протокол относятся к одной партии и одной рецептуре.
Типичная ловушка выглядит так: на этикетке указан ароматизатор, которого нет в рецептуре из ТУ, или в акте названа иная фасовка, чем на упаковке. Для проверяющего это разные товары, и объяснять разницу придётся уже в переписке с центром.
Какие бумаги добавляют для БАД и товаров с особым составом
Для добавок и продукции с особым составом перечень расширяется: центр запрашивает данные о специфической активности, если она заявлена, и сведения о наличии ГМО, наноматериалов, гормональных компонентов или остатков пестицидов. Сведения об отсутствии таких компонентов обычно даёт изготовитель в письменной форме, а формат лучше уточнить в центре до подачи.
Если товар относится к пищевым добавкам или ароматизаторам, учтите, что для него действует собственный регламент. До сбора пакета выясните, нужно ли вам только свидетельство или ещё и подтверждение по ТР ТС 029/2012 для добавок и ароматизаторов. Так вы не потратите время на документы, которые окажутся не теми.
Как оформить перевод иностранных документов
Документы на иностранном языке подают с переводом на русский, и перевод заверяют. Способ заверения может быть разным: у нотариуса, с апостилем или с копией диплома переводчика. Какой из них примет конкретный центр, узнавайте до заказа перевода.
Сертификаты качества и инструкции от зарубежных заводов нередко приходят на английском или китайском языке. Переводить стоит только то, что войдёт в пакет, и только после сверки оригиналов: правка уже заверенного перевода означает повторные расходы и потерянные дни.
В какой последовательности собирать и подавать
Порядок получения СГР на продукцию начинается с документов производства: от них зависят и программа испытаний, и содержание этикетки. Остальные шаги выстраиваются вокруг них.
- Проверьте, входит ли товар в единый перечень продукции, подлежащей госрегистрации, и нет ли уже выданного свидетельства в едином реестре. Если товара в перечне нет, возможно, вам нужно санитарно-гигиеническое заключение, а пакет для него другой.
- Запросите у изготовителя документы производства, инструкцию, сведения о составе и заверенную копию сертификата качества либо письмо.
- Подготовьте макеты этикеток и сверьте их с составом по рецептуре.
- Заключите договор с аккредитованной лабораторией, передайте ей документы, оформите акт отбора и отдайте образцы.
- Получите протоколы испытаний и подайте полный комплект с заявлением в центр гигиены.
- После положительного заключения получите свидетельство.
По информации минского городского центра гигиены, при готовых протоколах заключение оформляют за три-пять рабочих дней. Основное время обычно уходит не на рассмотрение, а на испытания и сбор документов, и именно его удаётся сократить хорошей подготовкой.
Что чаще всего вызывает возврат и дополнительные запросы
Замечания и возврат пакета вызывают, как правило, ошибки нескольких видов:
- копии без подписи и печати изготовителя или без заверения заявителя;
- макет этикетки не совпадает с составом по рецептуре;
- протокол выдан на образцы другой партии или другого состава, чем заявлен;
- иностранные документы поданы без перевода или с незаверенным переводом;
- акт отбора образцов заполнен с пропусками или относится не к той продукции;
- для впервые ввозимого товара нет подтверждения ввоза образцов.
Цена такой ошибки считается не деньгами, а временем. Исправление означает повторный запрос документов у иностранного завода или повторный отбор образцов, а каждый такой круг растягивает оформление на недели.
Когда пакет для СГР не нужен
Если товара нет в едином перечне продукции, подлежащей государственной регистрации, свидетельство не оформляют, а безопасность подтверждают другим документом, и тогда собирать документы для получения СГР не придётся. Перечень утверждён Решением Комиссии Таможенного союза №299 от 28 мая 2010 года и со временем меняется, поэтому ориентируйтесь на действующую редакцию.
В перечне есть, например, детское и специализированное питание, добавки, минеральная вода, дезинфицирующие средства. Парфюмерно-косметическая продукция под регистрацию попадает не вся, и по таким позициям стоит сначала разобраться, как устроена сертификация косметики и что именно требуется вашему товару. Ошибка на этом шаге стоит дороже любой неточности в бумагах: лишний пакет собирать бессмысленно.
Как мы помогаем подготовить пакет
Документы для получения СГР мы собираем вместе с вами: сверяем перечень с вашим товаром, проверяем бумаги изготовителя на совпадения, согласуем с лабораторией программу испытаний и ведём переписку с центром гигиены. Для заявителя это сокращает число кругов с исправлениями.
Стоимость и сроки зависят от товара, объёма испытаний и полноты документов, поэтому рассчитываем их индивидуально после просмотра вашей документации. Пришлите название товара, ТУ и макет этикетки, и мы подскажем, чего не хватает, ещё до оплаты испытаний.
