Где искать запись: единый и национальный реестры
Проверить СГР в реестре можно в двух местах: в едином реестре ЕАЭС и в национальном реестре Беларуси, и оба открыты для проверки. Единый реестр открывают через сайт Евразийской экономической комиссии: раздел «Реестры», пункт «Единый реестр свидетельств о государственной регистрации», а сам справочник размещён на портале nsi.eaeunion.org. Национальный реестр СГР РБ доступен по адресу gr.rcheph.by на сайте Республиканского центра гигиены, эпидемиологии и общественного здоровья.
Общая база складывается из национальных частей: уполномоченный орган вносит запись у себя, а сведения передаются в Комиссию автоматически. Поэтому только что выданное свидетельство логично искать сначала в белорусской части, а документ из другой страны союза сразу на портале ЕАЭС. Тем, кому документ ещё предстоит получить, процедуру разбирает страница про государственную регистрацию продукции.
Как проверить СГР в реестре по шагам
Проверка строится на простом принципе: найти запись по номеру и сверить её с бумагой, поле за полем.
Последовательность одинакова для обеих баз, различается только адрес, с которого вы начинаете:
- Выпишите регистрационный номер и типографский номер бланка из копии или скана. У электронного свидетельства типографского номера нет.
- Откройте нужный ресурс: портал nsi.eaeunion.org или белорусский сайт gr.rcheph.by.
- Введите номер в поле поиска и откройте найденную карточку. На белорусском сайте искать можно и по типографскому номеру бланка, названию продукции или изготовителю.
- Посмотрите статус и сверьте поля карточки с бумагой по таблице ниже.
- Сохраните результат: портал формирует выписку с датой отчёта, и она пригодится при споре с поставщиком или проверяющим.
Чтобы проверить свидетельство о государственной регистрации повторно, достаточно пройти те же шаги: карточка обновляется вместе с решениями органа.
Из чего состоит регистрационный номер свидетельства
Номер включает девять групп знаков, и по нему видно, где и когда выдан документ. Пример из выписки: BY.70.06.01.002.E.003571.11.21.
Первая группа обозначает государство, в примере это BY. Следующие кодируют регион, уполномоченный орган и его подразделение, затем идёт код вида продукции. Шестая буква показывает основание регистрации: в примере стоит E, и свидетельство оформлено по единым санитарным требованиям. Седьмая группа задаёт порядковый номер за год, две последние означают месяц и год выдачи.
Для проверки полезны именно последние две группы: они должны совпадать с датой оформления. В примере номер заканчивается на 11.21, а дата оформления в карточке 24.11.2021. В поле «Протоколы исследований» той же карточки сказано, что свидетельство выдано взамен прежнего с номером на 12.13 и датой 30.12.2013, то есть правило месяца и года работает и там. Расхождение не доказывает подделку, но такой документ стоит сверить внимательнее.
Что означают поля карточки и что в них сверять
Карточка содержит около полутора десятков полей, и важны из них те, что можно сопоставить с вашими бумагами и упаковкой.
| Поле | Что показывает | С чем сверить |
|---|---|---|
| Номер свидетельства | Регистрационный номер, по которому ищут документ | С номером на бумаге, знак за знаком |
| Статус | Состояние документа на дату проверки | Должен быть действующим |
| Типографский номер бланка | Цифры, которые ставят при изготовлении бланка | С номером на бланке в руках |
| Дата оформления документа | Когда свидетельство выдано | С датой на бумаге и концом номера |
| Наименование продукции | Что именно зарегистрировано | С названием на упаковке и в накладной |
| Изготовитель и его юридический адрес | Кто выпускает продукцию | С этикеткой и документами поставщика |
| Наименование получателя | На чьё имя выдано свидетельство | С вашей компанией или поставщиком |
| Нормативная документация | По каким ТУ или стандартам выпускается товар | С данными на этикетке |
| Область применения | Для чего продукция допущена | С назначением товара в вашей сделке |
| Протоколы исследований | На каких испытаниях основан документ | С датами и лабораторией, а также с отсылкой к прежнему свидетельству |
Поля «Условия хранения» и «Информация, наносимая на этикетку» бывают пустыми, как в разобранном выше примере, поэтому пустое поле само по себе не тревожный признак.
Статусы свидетельства и что с ними делать
Порядок ведения единого реестра называет три состояния: действует, действие приостановлено и аннулировано (отозвано). Вместе со статусом база хранит даты его изменения: приостановления, возобновления, прекращения действия или переоформления.
В карточке портала действующее свидетельство обозначено как «Подписан и действует». Как подписаны остальные состояния, смотрите прямо в карточке, потому что формулировки на сайте могут отличаться от терминов порядка.
Статус «аннулировано (отозвано)» не всегда означает проблему с продукцией: в положении в редакции 2012 года сказано, что при утрате свидетельства орган оформляет дубликат, а статус утерянного документа меняется на «Аннулировано/отозвано». Поэтому у аннулированной записи стоит посмотреть, нет ли свежего документа на тот же товар.
Решение о приостановлении или прекращении принимает уполномоченный орган. По правилам ЕЭК среди оснований названы несоответствие продукции требованиям, прекращение её изготовления или ввоза и недостоверность сведений. Принимать партию по свидетельству с другим статусом без письменных объяснений поставщика не стоит, а как это отразится на вашей поставке, уточняйте у органа, выдавшего документ.
Какие расхождения считать тревожными
Внимания требуют несовпадения в тех данных, по которым определяют, что именно зарегистрировано: название, изготовитель, его адрес и назначение.
- Название или модификация в карточке отличаются от упаковки и накладной, и свидетельство может относиться к другому товару.
- Изготовитель или адрес площадки не совпадают с этикеткой, поэтому документ может не покрывать вашу партию.
- Область применения уже или другая, чем назначение, под которое вы покупаете товар.
- Номер, дата или типографский номер бланка на бумаге не сходятся с карточкой.
- Получатель не связан ни с вами, ни с поставщиком, и объясняющих документов нет.
Мелкие различия в написании, такие как регистр букв, кавычки в названии или сокращённая форма «ООО», обычно объясняются оформлением. Тревогу вызывает расхождение по существу: другой товар, другой изготовитель, другая дата.
Что делать, если записи нет или статус не действующий
Сначала исключите ошибку в номере, затем ищите запись другими способами и только после этого считайте документ неподтверждённым.
- Перепроверьте номер посимвольно: первым делом стоит исключить опечатку и перепутанные похожие знаки.
- Поищите запись по другим данным карточки, а не только по номеру.
- Откройте вторую базу: запись о документе другой страны союза в белорусской части не найдётся.
- Попросите поставщика прислать оригинал или электронный документ и выписку.
Если поставщик не объясняет расхождение, ориентируйтесь на карточку, а не на копию: бумага не показывает текущий статус. Отдельно убедитесь, что у вас именно СГР: если поставщик показывает декларацию или сертификат, здесь их искать бесполезно, такие документы ищут в своих реестрах. Как оформляют их, описано на странице про декларирование соответствия.
Когда проверку стоит повторять
Повторять проверку стоит перед каждой новой закупкой по одному и тому же свидетельству, потому что статус документа может измениться.
База хранит даты изменения статуса, поэтому по карточке видно, когда документ приостанавливали или возобновляли. Если вы проверили СГР в реестре на этапе договора, сохраните выписку и учтите, что к моменту поставки запись могла измениться.
Что делать с результатом проверки
Если запись подтверждена и поля сходятся, храните выписку вместе с документами на партию. Если записи в базе так и нет, а товар нужно продавать, потребуется оформить свидетельство или подтвердить, что оно не требуется: это определяют по единому перечню товаров.
Мы сверяем описание товара с перечнем и подсказываем, какой документ нужен. Стоимость и сроки зависят от вида продукции и объёма исследований, поэтому рассчитываются индивидуально. Для биологически активных добавок у процедуры есть свои особенности, и о них лучше узнать заранее.
