Что входит в комплект эксплуатационных документов
В комплект входит несколько самостоятельных документов, и руководство (в обозначениях РЭ) только один из них. Виды, обозначения и комплектность закреплены ГОСТ 2.601, а правила выполнения даёт ГОСТ 2.610. В переписке с органом по сертификации документы принято называть кодами, поэтому их стоит запомнить до начала работы.
Шесть видов закрывают почти все задачи серийного изготовителя.
| Код | Название | Что закрывает |
|---|---|---|
| РЭ | Руководство по эксплуатации | Устройство, работа, применение, обслуживание, ремонт, хранение, утилизация |
| ПС | Паспорт | Основные параметры, комплектность, гарантии изготовителя |
| ФО | Формуляр | То же плюс учёт наработки и техсостояния в течение службы |
| ЭТ | Этикетка | Минимум сведений для простого изделия |
| ИМ | Инструкция по монтажу и пуску | Сборка, установка, наладка на месте |
| ВЭ | Ведомость | Перечень того, что вошло в комплект |
Стандарт описывает и другие виды: ведомости комплекта ЗИП, нормы расхода запасных частей и материалов, каталоги, специальные инструкции. Серийной технике массового применения они нужны редко. У сложного промышленного оборудования комплект разрастается, и разбираться в нём проще по ведомости.
Чем паспорт изделия отличается от руководства
Главное отличие в функции. Паспорт удостоверяет конкретный экземпляр: его параметры, комплектность, гарантийные обязательства изготовителя. РЭ отвечает на другой вопрос, как этим изделием пользоваться и обслуживать его, чтобы оно проработало заявленный срок и никого не травмировало.
Разная функция задаёт и разный объём, и разного адресата.
| Критерий | Паспорт | РЭ |
|---|---|---|
| Задача | Удостоверить параметры и гарантии экземпляра | Научить безопасно работать с изделием |
| Объём | Несколько страниц, много таблиц и отметок | От десятка страниц до тома, зависит от сложности |
| Адресат | Владелец, служба учёта, проверяющий | Оператор, наладчик, ремонтная служба |
| Чем заменяют | Формуляром, если важна история наработки | Этикеткой, если изделие простое |
Путаница возникает потому, что у несложной техники оба документа часто сшивают под одной обложкой и называют паспортом. Ничего не нарушается, пока в объединённом тексте присутствуют все требуемые сведения. Но когда орган запрашивает РЭ, он ищет указания по безопасности и обслуживанию, а не только таблицу характеристик. Разработку комплекта под конкретное изделие мы и начинаем с вопроса, что у заявителя уже есть и что придётся дописать.
Когда хватает этикетки, а когда нужен полный комплект
Ориентир простой: чем сложнее изделие и чем больше действий оно требует от человека, тем полнее комплект. Несложному товару, который не собирают и не обслуживают, достаточно этикетки со сведениями о параметрах, гарантиях и подтверждении соответствия, причём часть этих данных размещают прямо на изделии или упаковке.
Полное РЭ нужно там, где есть монтаж, наладка, регулировка, периодическое обслуживание или ремонт. Станок, насосная установка, котёл, подъёмник: во всех этих случаях покупатель без описания режимов и правил просто не введёт изделие в работу корректно.
Встречается и промежуточный вариант. Если у изделия меняется техническое состояние и важна история наработки, вместо паспорта оформляют формуляр, куда по ходу службы вносят отметки об обслуживании и ремонтах.
Какие сведения обязательны по техническому регламенту
Минимальный состав задаёт не стандарт ЕСКД, а регламент на конкретную продукцию. Для машин и оборудования это ТР ТС 010/2011: он прямо перечисляет, что руководство (инструкция) по эксплуатации обязано содержать.
Этот перечень стоит держать перед глазами при вычитке черновика:
- наименование и местонахождение изготовителя;
- сведения о конструкции, принципе действия и характеристиках изделия;
- указания по монтажу или сборке, наладке или регулировке;
- указания по техническому обслуживанию и ремонту;
- правила использования и меры по обеспечению безопасности;
- сведения о квалификации обслуживающего персонала;
- назначенные показатели: назначенный срок хранения, назначенный срок службы и (или) назначенный ресурс.
Другие регламенты дают свой перечень, но логика та же. Поэтому первый шаг разработки не текст, а определение регламентов, под которые попадает продукция: у машин и оборудования набор обязательных сведений будет одним, у оборудования под давлением или у электротехники частично другим.
Назначенные показатели и почему их часто забывают
Назначенный срок службы, срок хранения и ресурс устанавливает сам изготовитель, это его решение, а не цифра из справочника. В европейском оригинале инструкции такого раздела нередко нет, а переводчик придумать значение не вправе, поэтому строка и остаётся пустой.
Показатель означает границу, после которой эксплуатацию продолжать нельзя без отдельного решения о продлении. Опирается он на расчёты, испытания и опыт предыдущих моделей. Когда данных мало, честнее назначить осторожное значение и указать, чем оно обосновано, чем оставить пробел.
Этот же пункт объясняет, почему перевод иностранной инструкции не заменяет разработку. Регламент требует не перевод, а документ с определённым набором сведений. Полный адрес изготовителя, требования к квалификации персонала, назначенные показатели: в исходном тексте эти данные нередко отсутствуют, и собирать их приходится заново.
На каком языке и в каком виде передают документ
РЭ выполняется на бумажном носителе, а комплект эксплуатационных документов на электронных носителях может идти приложением к нему. Требование записано в ТР ТС 010/2011, и на практике это означает, что ссылка на файл или QR-код на корпусе бумажный экземпляр не заменяет.
С языком тоже есть определённость. Русский обязателен, плюс государственный язык страны Союза, если такое требование есть в её законодательстве. Для поставок внутри Беларуси русский язык закрывает основную часть требований, а при экспорте в другие страны Союза формулировку стоит перепроверять по местным нормам.
Мелочь, которая экономит нервы при отгрузке: бумажный экземпляр нужен каждому покупателю. Печать комплекта дешевле планировать заранее, вместе с упаковкой, а не в последний день перед поставкой.
Кто разрабатывает документы и на каком этапе
Готовит документацию тот, кто отвечает за изделие, то есть изготовитель или его конструкторское подразделение. Работу начинают ещё при проектировании, потому что часть сведений появляется вместе с самой конструкцией. Режимы работы, периодичность обслуживания, ограничения по применению не выдумываются потом, они фиксируются по ходу разработки.
У импортёра ситуация иная. Продукцию сделал зарубежный завод, а комплект нужен по союзным требованиям, поэтому его дорабатывают уже здесь: переводят оригинал, дописывают недостающее, выравнивают терминологию. За содержание отвечает заявитель, то есть тот, кто выводит изделие на рынок Союза.
Работаем с этой документацией с 2011 года, и по нашему опыту дело идёт заметно быстрее, когда у изготовителя есть технические условия (ТУ) или стандарт на изделие. Из них берут характеристики, методы контроля и правила приёмки, а не изобретают заново.
Из каких разделов строится руководство по эксплуатации
Структуру задаёт ГОСТ 2.610, и отступать от неё без причины не стоит: проверяющий ищет сведения там, где привык их видеть. Типовая последовательность ведёт от описания изделия к действиям с ним.
Порядок разделов обычно такой:
- Описание и работа: назначение, характеристики, состав, устройство, принцип действия.
- Использование по назначению: подготовка к пуску, порядок работы, правила безопасности, действия в аварийных ситуациях.
- Техническое обслуживание: виды и периодичность работ, проверки, регулировки.
- Текущий ремонт: типичные отказы, способы устранения, требования к персоналу.
- Хранение и транспортирование: условия, ограничения, требования к консервации.
- Утилизация: как изделие выводят из работы и что делают с материалами.
Требования к самому изделию берут из ТУ или стандарта, по которому оно выпускается. Если своих ТУ пока нет, логичнее сначала разработать и зарегистрировать их, а потом писать текст: иначе характеристики в двух документах разойдутся, и это заметят при проверке.
Как документ проверяют при сертификации и декларировании
Эксплуатационная документация входит в комплект доказательственных материалов, поэтому её читают вместе с заявкой. Орган сверяет, совпадают ли наименование, модель и характеристики с заявленными, и есть ли в тексте обязательные по регламенту сведения.
Расхождения между документами дают самые досадные задержки. Модель в паспорте названа чуть иначе, чем в заявке; диапазон напряжения в РЭ не совпадает с ТУ; на этикетке нет единого знака обращения. Каждое несовпадение возвращает заявителя на шаг назад, а испытания к тому времени обычно уже оплачены.
Комплект удобнее собирать параллельно с самой процедурой, а не после неё. Для низковольтного оборудования, например, готовый комплект нередко нужен уже на этапе подготовки доказательственных материалов.
Частые ошибки, из-за которых документ возвращают
Большая часть замечаний повторяется из проекта в проект, и почти все они рождаются на этапе «скопируем у аналога».
- Машинный перевод иностранной инструкции без доработки: термины расходятся с принятыми, часть требуемых пунктов отсутствует.
- Пустые назначенные показатели или формулировка вида «срок службы не ограничен» вместо конкретного значения.
- Меры безопасности вынесены в отдельную брошюру, а в основном тексте на них только ссылка.
- Характеристики в РЭ, паспорте и ТУ отличаются между собой.
- Нет сведений об утилизации, хотя раздел предусмотрен структурой.
- Комплект передан только в электронном виде, без бумажного экземпляра.
Отдельно проверьте чертежи и схемы. Если в тексте есть ссылка на рисунок, рисунок обязан существовать и читаться в печати: мелкие сканы из старого альбома этому требованию не отвечают.
С чего начать разработку
Начните с двух вопросов: под какие регламенты попадает изделие и что из документации уже есть. Первый ответ определяет обязательный состав сведений, второй показывает реальный объём работы. Иногда достаточно дописать два раздела и привести обозначения к нужному виду.
Дальше собирают исходные данные: конструкторскую документацию, ТУ или стандарт, протоколы испытаний, перечень режимов, регламент обслуживания. Стоимость разработки зависит от типа изделия, сложности конструкции и того, сколько сведений придётся восстанавливать, поэтому её рассчитывают индивидуально после просмотра материалов.
Если изделие сложное, а документов на него почти не осталось, разумнее заказать разработку технической документации одним пакетом. Тогда характеристики в руководстве, паспорте и ТУ будут согласованы между собой с самого начала.
